6 tips voor een goede afwezigheidsmelding

afwezigheidsmeldingDe vakantietijd breekt weer aan en veel mensen zijn de komende tijd niet bereikbaar. U ook? Zorg er dan voor dat uw afwezigheidsmelding in uw e-mailprogramma net zo lezersgericht is als uw andere teksten. Lees hier hoe dat moet.

Tip 1 Begroet uw lezer ook in uw out-of-officemelding

Een gewone brief begin je ook niet door met de deur in huis te vallen. Een aardige begroeting is dus belangrijk. Laatst las ik in de instructie bij een groot bedrijf dat je moet beginnen met ‘beste mailer’. Ik ben daar geen voorstander van. Op het moment dat degene die u gemaild heeft, uw afwezigheidsmelding krijgt, is hij namelijk geen mailer meer maar lezer. Zeg dus liever ‘beste lezer’.

Tip 2 Het gaat niet om u

Fijn dat u op vakantie bent maar uw klant of collega denkt alleen maar ‘O jee, wie gaat mij nu helpen?’ Zorg ervoor dat er in uw afwezigheidsmelding dus duidelijk naar voren komt hoe uw klant wel geholpen wordt en door wie.

Tip 3 Bied service en alternatieven

Deze tip sluit goed aan bij de vorige. Hoe vaak lees je niet: ‘Voor dringende vragen neemt u contact op met collega X’? U schrikt uw klant hiermee af. Uw klant leest dit als: ‘Collega X heeft het waarschijnlijk al druk genoeg dus waag het niet om hem te benaderen om niks.’ Zeg liever dat ‘collega X u graag verder helpt’. Vergeet ook niet om de contactgegevens van uw collega op te nemen. En natuurlijk schrijft u ook wanneer u er weer wel bent.

Tip 4 Ik hoef niet te weten wat u aan het doen bent

Dat is geen desinteresse maar de meeste klanten zitten niet direct te wachten op de reden van uw afwezigheid. Vermeld dus niet dat u ‘geniet van een welverdiende vakantie’ of ‘op fietstocht bent in de Andes’.

Tip 5 Schrijf zo positief mogelijk

Vergelijk deze twee zinnen eens:
Ik ben afwezig tot 5 augustus. Mijn mail wordt niet gelezen of doorgestuurd.
Op maandag 5 augustus ben ik weer aanwezig. In deze mail leest u bij wie u tijdens mijn afwezigheid terechtkunt.
De laatste is toch een stuk klantvriendelijker.

Tip 6 Vergeet de out-of-office niet uit te zetten

Dat lijkt een dooddoener maar het staat slordig en niet professioneel als je iemand op bijvoorbeeld 8 juli mailt en dan een melding krijgt dat hij tot 4 juli vakantie heeft.

Fijne vakantie!

Interessant? Delen mag!

Misschien vind je dit ook interessant

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *